Domande e risposte

Ricezione delle fatture

Per utilizzare il servizio di ricezione delle fatture elettroniche dei fornitori è necessario richiedere l'attribuzione di un codice univoco e l'abilitazione a ricevere inviando una email a assistenza@top-systemsrl.com
Il servizio viene erogato scalando i crediti caricati nel borsellino.

Modalità ASSISTITA

Per usare il servizio di fatturazione assistita , ovvero incaricarci di compilare , frimare e spedire per tuo conto le tue fatture è sufficiente inserire una richiesta di emissione fattura operando dal Menù sulla destra ("Richiesta Fattura Assistita") e sarai guidato passo passo nell'inserimento dei dati essenziali. Non dimenticare di inviarci come allegati la tua fattura (come la emetteresti normalmente) in modo che possaimo utilizzarla per recuperare le informazioni necessarie alla compilazione. Eventuali altri allegati ci dovranno pervenire se l'Ente al quale dovete emettere la fattura li richiede.

Per controllare lo status della tua richiesta attraverso la voce di Menù "Trasmissioni Fatture assistite" potrai vedere il risultato e scaricare il report .pdf per la tua contabilità.

N.B. Le richieste di fatturazione assistita verranno gestite entro 2 giorni lavorativi. L'esito dell'invio al Sistema di Interscambio sarà consultabile mediamente entro i 2 giorni successivi.

Modalità in AUTONOMIA

Per un utilizzo rapido del prodotto, eseguire il download del manuale d'uso. Per richiedere assistenza, documentare gli errori inviandone l'elenco allegato ad una email all'indirizzo assistenza@top-system.com. Inviare le risposte del Sistema di Interscambio ricevute tramite PEC all'indirizzo amministrazione@pec.top-systemsrl.com.

Il portale utilizza Javascript. In caso di anomalie verificare di non averlo disabilitato nel browser.

1. Ho generato il file XML dal portale senza errori, ma quando lo trasmetto non passa i controlli dell'Agenzia.

Il nostro servizio di assistenza può controllare il Vs. file XML, rilevare il problema e ripristinare il credito per la generazione del nuovo file in formato corretto, accettato dall'Agenzia. La natura del problema rilevato, riconducibile alla compilazione dei campi preisposti sul portale sarà documentato all'interno di queste FAQ.

2. Errore tipo : File non conforme al formato "The value 'it' of element 'IdPaese' is not valid."

L'identificativo del paese dev'essere sempre in carattere maiuscolo.

3. Errore tipo : File non conforme al formato "The content of element 'IdFiscaleIVA' is not complete. One of '{IdCodice}' is expected."

In caso si debba indicare il solo codice fiscale, il campo Id Paese non dev'essere compilato.

4. In quale data devo firmare il documento XML generato ?

La data da apporre nella firma del documento XML deve essere uguale a quella della data inserita nella trasmissione

5. Come devo comporre la e-mail PEC perchè si accettata dal sistema ?

L'"oggetto" della PEC deve contenere esclusivamente il "codice IPA" dell'Ente al quale la e-mail sarà smistata dal sistema di Interscambio dell'Agenzia. L'indirizzo di e-mail al quale inviare la PEC può essere diverso da sdi01@pec.fatturapa.it indicato sul sito dell'Agenzia. Consultare per ulterioiri informazioni la pagina web predisposta dall'Agenzia a questo indirizzo http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-13.htm.

6. Applicazione del bollo virtuale

L’imposta di bollo è obbligatoria sulle fatture, anche mediche, libri giornali contabili e i documenti di importo complessivo se superiore a € 77,47 e si applica su: 

• operazioni escluse dall’applicazione dell’Iva, articolo 15 del Dpr 633/1972

• operazioni esenti, articolo 10 del Dpr 633/1972

• operazioni fuori campo Iva per carenza del presupposto soggettivo, oggettivo o territoriale

• operazioni non imponibili relative a operazioni assimilate alle esportazioni, ai servizi internazionali, ai servizi connessi agli scambi internazionali, le cessioni agli esportatori abituali o esportazioni indirette

• Fatture dei regimi dei minimi che non comportano addebito IVA.

Sul sito della pubblica amministrazione www.fatturapa.gov.it in merito alla trattazione del bollo virtuale attualmente (06 ottobre 2014) è specificato che: ai sensi dell’articolo 6 del DM 17 giugno 2014, in attesa dell’aggiornamento della attuale versione del tracciato FatturaPA,  l’assoluzione dell’imposta di bollo può essere rappresentata in fattura inserendo nel campo <NumeroBollo> la stringa “DM-17-GIU-2014”.

Dal 1° marzo 2015 il nuovo tracciato (rel. 1.1) predisposto dall'Agenzia richiede solo l'indicazione dell'obbligo o meno di applicare il bollo virtuale e di indicarne in tal caso il valore (normalmente 2 euro). Il versamento cumulativo delle imposta di bollo virtuale esposte sui documenti ed il relativo versamento si effettuerà entro il 30 gennaio dell'anno successivo nel quale sono stati utilizzati, attraverso il modello F24 riportando nella Sezione Erario il codice tributo 2501 (“Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014”), l’anno di riferimento e l’importo dovuto. E' dovuto anche l'acconto per l'esercizio successivo.

Riaddebito del bollo in fattura cliente. La risposta dell'Agenzia delle Entrate n. 428/2022 sostiene che se il professionista richiede al proprio cliente il rimborso dell'imposta di bollo, tale riaddebito deve essere considerato “parte integrante del suo compenso”. Perciò il valore recuperato deve essere considerato anche imponibile per la cassa previdenziale e in tal senso il wizard di compilazione della fattura è stato aggiornato, pur lasciando libertà all'operatore di cambiare le impostazioni di default.

7. Come posso controllare il file XML prima di firmarlo e spedirlo?

Collegarsi al sito www.fatturapa.gov.it e scegliere la sezione "Strumenti" sulla destra, e selezionare successivamente la voce "Controllare la fattura PA".

8. Come posso ottenere il codice univoco della pubblica amministrazione?

Collegarsi al sito www.indicepa.gov.it e utilizzare i criteri di ricerca avanzata. In alcuni casi il codice IPA da utilizzare può essere molteplice per uno stesso Ente : è il caso del Tribunale quando oltre al proprio codice IPA principale la Pubblica Amministrazione gli ha anche fornito un codice IPA specifico per il proprio "Ufficio Spese" . In questo caso occorre indicare il codice esatto riportato sui mandati di pagamento che dovrà essere riportato pena il Rifiuto della Fattura.

9. Come posso controllare la validità di una partita IVA?

Collegarsi al sito https://telematici.agenziaentrate.gov.it/VerificaPIVA/Scegli.do

10. Durante i controlli per la generazione del file XML il sistema avvisa che una partita IVA non ha superato i controlli VIES (partita IVA comunitaria). Cosa devo fare?

Il sistema verifica online la validità di una partita IVA secondo le specifiche VIES. Non tutte le partite IVA sono abilitate ad operare in ambito europeo. Verificare di avere compilato correttamente il campo e, nel dubbio, procedere ad una verifica manuale collegandosi al sito https://telematici.agenziaentrate.gov.it/VerificaPIVA/Scegli.do

11. Dove posso inserire i codici CIG e/o CUP?

Questi codici devono essere inseriti, se richiesti dal committente, all'interno dei Dati vari delle fatture nelle sezioni relative alla tipologia di fornitura eseguita (es. ordine, contratto, convenzione, ricezione o fattura collegata). Questi codici sono legati inscindibilmente con il numero di documento che deve essere fornito dal committente.

12. Cosa è il Codice EORI?

E' il numero di registrazione e identificazione degli operatori economici. E' un numero unico nella Comunità europea, attribuito dall’autorità doganale di uno Stato membro, oppure dalla o dalle autorità designate da uno Stato membro, agli operatori economici e ad altre persone in conformità delle norme definite nel capitolo 6 del REGOLAMENTO (CE) N. 312/2009 DELLA COMMISSIONE del 16 aprile 2009;

13. Fattura PA e marca temporale?

Sul sito dell'agenzia leggiamo "...il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro “signing time”, che riporta la data e l’ora, ed anche la "time zone" e che assume il significato di riferimento temporale.Non è invece necessaria l’ apposizione della marca temporale. " Nel caso in cui il sottoscrittore cessi di rinnovare il proprio certificato di firma (es. cessazione dell'attività) cosa succede in merito alla validità delle firme apposte precedentemente ? Nel limite dei 3 anni di validità del certificato di firma essa resta comunque valida. Superato tale limite si renderebbe necessario garantire una continuità nel processo di validazione dei documenti firmati apponendo una ulteriore marca temporale (banalmente zippando e firmando un file zippato contenente tutti i documenti pregressi con una nuova marca temporale cumulativa riducendo così gli oneri di gestione). Questa necessità di perpetuare nel tempo la validità con una nuova firma è giustificata dall'evoluzione tecnica dei sistemi di firma che potrebbe non più garantire la sicurezza della firma elettronica posta in passato con chiavi di livello tecnico inferiore. Si innesca perciò la necessità di apporre sui propri archivi (file unico zippato con all'interno i files zip e/o documenti firmati negli anni precedenti), con una cadenza legata alla durata della validità del certificato di firma, nuove firme con i nuovi certificati validi in modo da garantire la autenticità attraverso una processo di rinnovo di firme.

Ciò vuol dire che potete firmare con le chiavette usate per il processo telematico (legal Cert, SmartyKey ,...) e per la firma elettronica dei Vs documenti senza ulteriori oneri. L'archiviazione come disposto dal D.M. 17 giugno 2014 (G.U. n. 146 del 26-6-2014) ai sensi dell'art. 3, potrà essere fatta sul portale turbofat se non avete altri sistemi sicuri e certificati di archiviazione (backup, spazi web su webfarm certificate, etc...).

14. Bollo Virtuale quali obblighi?

Sul "Sole24Ore" di sabato 15/11/2014 leggiamo che: "... imprese e professionisti non autorizzati (N.d.R. cioè che non hanno inoltrato richiesta di autorizzazione alla emisione del bollo virtuale secondo quanto disposto dall'art.15 Dpr n. 642/72) , dal 27 giugno 2014 devono seguire le più semplici regole del decreto 17 giugno 2014 per pagare i bolli virtuali. Devono, cioè, versare l'imposta sui 'documenti informatici fiscalmente rilevanti' (ad esempio le fatture inviate via e-mail, elettroniche e non), tramite il modello F24 telematico, applicando il calcolo solo a consuntivo 'entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio'. "

15. Numerazione delle Fatture?

In presenza dell'obbligo di archiviazione sostitutiva delle fatture elettroniche per la PA, è buona norma procedere con una numerazione separata rispetto al normale registro delle fatture cartacee, possibilmente operando con un sezionale IVA diverso (es. E-2014-0001) concordando con il proprio commercialista la tenuta corretta dei libri IVA.

16. Progressivo Fattura e Progressivo Trasmissione?

Non confondere il numero progressivo delle proprie fatture con il numero progressivo assegnato dal sistema alle trasmissioni. Sono due cose diverse e non legate tra loro.

17. Quale è il Ciclo dei Messaggi PEC scambiati con SDI (sistema di interscambio) ?

Il ciclo dei messaggi che il SDI scambia con Voi quando viene inviata una email PEC con una Trasmissione/Fattura sono i seguenti: il primo messaggio è di "Accettazione dell'invio" , il secondo messaggio è quello di "Avvenuta Consegna" al SDI. A seguire il SDI può inviare o un messaggio di "Ricevuta di Consegna" oppure un messaggio di "Notifica di Scarto". In questo caso non sono stati superati i controlli formali predisposti dal portale del SDI e la Vs trasmissione è stata scartata. In dettaglio potete leggere i motivi che hanno generatolo scarto e potete quindi provvedere ad un nuovo invio (trasmissione con identificativo diverso) dopo aver apportato le correzioni necessarie. Il quarto messaggio che ricevete è quello di "Notifica dell'Esito" che può essere o di "Accettazione" (tutto OK e restate in attesa del pagamento) oppure di "Rifiutata". In quest caso è l'Ente ad aver rifiutato la trasmissione e a dirVi nel dettaglio i motivi del rifiuto. Provvedete perciò a correggere/integrare i dati come richiesto e a rigenerare una nuova trasmissione (con identificativo diverso) che sarà nuovamente valutata dal ciclo di controllo. Nulla è ancora definito, in merito alla emissione delle Note di Credito, nel caso in cui una fattura venga rifiutata.

18. Quando posso spedire una fattura ad un Ente Pubblico ?

Sempre e solo dopo aver ricevuto il mandato di pagamento per non andare incontro ad eventuali Rifiuti e alla necessità di emettere eventuali Note di Credito.

19. Se mi chiedono di spedire in allegato una copia del mandato come devo fare ?

Se viene richiesto di spedire insieme alla fattura elettronica anche copia del mandato di pagamento o altri allegati è possibile utilizzare l'apposito link per caricare il file da allegare alla trasmissione. Il portale si incarica di codificare l'allegato e di inserirlo nel file XML per essere trasmesso all'Ente che ne ha fatto richiesta. Anche nel caso di più allegati è possibile aggiungerne sino alla capienza massima prevista per una email PEC ed in generale dalle specifiche del SDI (5 MB)

20. Se il SDI rifiuta la spedizione adducendo problemi del tipo <<File firmato con riferimento temporale non coerente>> come devo fare ?

Occorre verificare che la data e ora impostate sul PC sul quale si firma il documento siano allineate con l'ora esatta (aggiornamento automatico sul PC con UTC - universal time coordinated)

21. Se il SDI rifiuta la spedizione adducendo problemi del tipo <<File firmato senza riferimento temporale>> come devo fare ?

Occorre verificare che in fase di firma sia stato scelto di apporre una firma valida che riporti anche data e ora (può succedere con i dispositivi Legal Cert che presenta due opzioni di esecuzione della firma).

22. Regime di scissione dei Pagamenti anche per i Professionisti che fatturano alla PA

La scelta del regime di esigibilità IVA (immediata, differita, scissione dei pagamenti) deve essere impostata , dopo aver terminato la compilazione con il Wizard, quando si clicca su "File XML" per generare il file da firmare e , prima di proseguire occorre cliccare sul link modifica . su questa nuova mappa è possibile cambiare il regime di esigibilità di default (immediata) con quello voluto.

23. Fatturazione elettronica alla  PA e "Archiviazione e Conservazione"

In merito alla conservazione dei documenti TOP System srl comunica quanto segue:

- Ai sensi dell'art. 4 del D.M. 17/6/2014 l'archiviazione sostitutiva è dovuta esclusivamente nei casi di dematerializzazione di un documento nativo analogico (cartaceo);

- per i documenti digitali, come le fatture elettroniche alla P.A. ai sensi dell'art. 3 del D.M. 17/6/2014 deve essere garantita l'immodificabilità del documento, la certezza della datazione dello stesso e deve essere consentita la ricerca dello stesso almeno per cognome, nome, denominazione, codice fiscale e/o partita IVA.

La TOP System srl dimora gli archivi informatici delle fatture elettroniche presso uno spazion web fornito dalla piattaforma cloud ARUBA ed allocato in Italia.

La procedura di archiviazione e conservazione è automatizzata e consiste nell'assegnare ad ogni documento firmato, ricevuto attraverso la funzione "upload", disponibile sul sito, un protocollo univoco che garantisce l'univocità e l'immodificabilità e la datazione a quel dato momento.

Attraverso le funzioni di ricerca per cognome, nome, denominazione, codice fiscale e/o partita IVA è possibile ottenere esclusivamente una copia del documento archiviato.

24. Fatturazione con IVA Split "scissione dei Pagamenti"

In seguito alle modifiche alla nuova normativa , che prevedono la emissione delle fatture con il regime della "scissione dei pagamenti",  entrate in vigore dal 1 luglio 2017 per i professionisti non in regime dei minimi o forfettari, è necessario procedere alla corretta compilazione della trasmissione avendo cura di modificare il regime IVA proposto dal wizard in quello applicabile al professionista. In sostanza, dopo aver generato la trasmissione con il Wizard, dopo aver cliccato su "File XML" , prima di generare il file occorre cliccare sul link "Modifica" e procedere con la variazione del Regime IVA e con l'inserimento del Riferimento Normativo che dovrà essere : "scissione dei pagamenti" art. 17 ter D.P.R. 633/1972.

25. Come compilare una fattura elettronica verso un cliente estero

Per compilare una fattura elettronica attiva destinata a un cliente estero, sia esso un’azienda o un Privato seguire queste impostazioni:

a. Codice Destinatario (SdI)

Compilare il campo “Codice Destinatario” con la sequenza di 7 caratteri “XXXXXXX”. Questo vale sia per i clienti UE (residenti nell’Unione Europea), sia extra UE.

b. “IdPaese”

Nel campo “IdPaese”, in cui si indica il paese del “Cessionario/Committente” della fattura elettronica, quindi del cliente, inserire la sigla del paese estero. Ad esempio, se il destinatario è residente in Germania, l’“IdPaese” sarà “DE”. La sigla deve essere di due caratteri ed espressa secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code.

c. Cap

è il CAP della località di residenza del cliente.  Nel caso dell’estero, compilare il campo utilizzando il valore generico 00000

d. “IdCodice” e Codice Fiscale

• inserire nel campo “IdCodice” (P.IVA - VAT) un valore alfanumerico identificativo della controparte, fino ad un massimo di 28 caratteri alfanumerici su cui il SdI non effettua controlli di validità; nel caso di cliente ExtraUE inserire "OO99999999999" ("OO" + 11 volte il numero 9)
• solo in caso di soggetto consumatore finale UE, compilare solo il campo “CodiceFiscale” e lasciare vuoto il campo IdPaese ed il campo IdCodice

e. I codici “Natura IVA” per operazioni con l’estero

Alcuni codici “Natura IVA” riguardano le fatture destinate all’estero:

• N3.1: non imponibili – esportazioni,
• N3.2: non imponibili – cessioni intracomunitarie.
• N3.3: non imponibili – cessioni verso San Marino

Per capire quale applicare al documento che stai compilando, ti consigliamo di chiedere supportoal tuo Commercialista di fiducia.

26. Come compilare l’Anagrafica Clienti per emettere fattura elettronica a soggetti esteri con CF italiano

• nei campi relativi alla sede legale, l’indirizzo della sede estera.
• nel campo “Nazione” la nazione estera;
• nel campo “Codice fiscale” il codice fiscale italiano;
• nel campo “Codice destinatario SdI” il valore convenzionale “0000000”;
• lasciare vuoti i campi "iD Paese" e "Id Codice" solo se si tratta di consumatore finale.